Proceso de Gestión por Objetivos

Estructura Organizacional

Gestión por objetivos

La gestión por objetivos es un método mediante el cual los gerentes, los subgerentes y todos los jefes de una organización determinan qué objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como guía para sus acciones.

El término «administración por objetivos» fue popularizado por Peter Drucker en 1954 en su libro The Practice of Management (“La gerencia de empresas”). Según Drucker los gerentes deben evitar la trampa de la actividad, que los atrapa en las actividades cotidianas y los hace olvidar su propósito: alcanzar los objetivos principales.

La Gestión o Administración por Objetivos (APO), también denominada dirección por objetivos, es un proceso de definición de objetivos dentro de una organización por el que los directivos y los empleados estén de acuerdo con los objetivos y entiendan lo que tienen que hacer en la organización con el fin de alcanzarlos.

La esencia de la APO es el establecimiento de metas participativas, la elección de curso de las acciones y la toma de decisiones. Una parte importante de la administración por objetivos es la medición y la comparación del desempeño real del empleado con las normas establecidas. Idealmente, cuando los propios trabajadores han estado involucrados en el establecimiento de metas y la elección del curso de acción a seguir, es más probable que cumplan con sus responsabilidades pero no se debe a que todo pase.

Proceso de Gestión por Objetivos

La gestión por objetivos está basada en definir los objetivos de los empleados para después compararlos y encaminarlos hacia la mejora de los objetivos de la empresa. Con el fin de tratar de mejorar y alcanzar los objetivos de la empresa alineando éstos con los objetivos del personal.

Lo ideal es que los empleados reciban el apoyo suficiente para lograr identificar sus objetivos, conozcan el plazo que requieren para cumplirlos y puedan tener un seguimiento continuo de los procesos y así, tener una retroalimentación que ayude a alcanzar sus objetivos.

Características del Proceso de Gestión por objetivos

1. Los objetivos deben ser establecidos en tiempo y en conjunto con toda la organización.

2. Los objetivos deben establecerse por cada departamento de la organización.

3. Todos los objetivos por departamento deben entrelazarse con el objetivo general de la organización.

4. Se definen objetivos a corto, mediano y largo plazos, tácticos y operativos (poniendo especial atención en la evaluación de resultados).

5. Se debe realizar una retroalimentación general y por departamento.

6. La alta dirección es parte de todo el proceso de la gestión por objetivos.

7. Se debe apoyar de forma continua al personal, poniendo énfasis en el proceso inicial.

Contar con una buena planeación de objetos significara para tu empresa mayores probabilidades de éxito, un mejor desempeño laboral, productividad y calidad.

Definir objetivos organizacionales

Los objetivos son temas críticos para la efectividad organizacional y sirven a una serie de propósitos. Las organizaciones también pueden tener varios tipos diferentes de objetivos, todos los cuales deben ser administrados apropiadamente.

Los objetivos establecidos por la Dirección son preliminares, basándose en un análisis y juicio sobre qué puede y qué debe lograr la organización dentro de un período determinado. Los Gerentes también deben estar involucrados en el establecimiento de esas metas.

Definir objetivos laborales

Después de asegurarse de que la Dirección ha informado de los objetivos generales, las estrategias y la planificación, el Gerente puede proceder a trabajar con los empleados en el establecimiento de sus respectivos objetivos: qué metas creen que pueden lograr, en qué período de tiempo y con qué recursos. Luego discutirán algunas ideas preliminares sobre qué metas parecen factibles para la compañía o el departamento correspondiente.

Los objetivos deben ser: M.A.D.E.R.A.                 

·         Medibles

·         Alcanzables

·         Desafiantes

·         Específicos

·         Realistas

·         Acotados (en el tiempo)

Seguimiento del rendimiento y del progreso

El proceso de gestión por objetivos no sólo es esencial para hacer que los administradores en las organizaciones empresariales sean más eficaces, sino también es importante para supervisar el rendimiento y el progreso de los empleados. Para supervisar el rendimiento y el progreso se requiere:

• Identificar programas ineficaces, comparando el rendimiento con los objetivos preestablecidos
• Aplicación de conceptos de gestión por objetivos para la medición individual y los planes
• Preparación de objetivos y planes de largo y corto alcance
• Implantación de controles efectivos
• Diseñar una estructura organizativa sólida con una autoridad clara, responsable y de toma de decisiones en el nivel apropiado.

Bajo este proceso de gestión por objetivos, la revisión del rendimiento se realiza por medio de la participación de los gestores implicados.

Las evaluaciones de rendimiento son una revisión periódica del desempeño de los empleados dentro de las organizaciones. Se realiza en la última etapa del proceso de la gestión por objetivos.

Proporcionar retroalimentación

Los ingredientes en un programa de gestión por objetivos son la retroalimentación continua sobre el rendimiento y las metas, que permiten a las personas monitorizar y corregir sus propias acciones.

Esta regeneración continua es suplida por las reuniones formales periódicas de valoración, donde los superiores y los subordinados pueden revisar el progreso hacia las metas.

Proceso para la formulación del plan

Los pasos que usualmente se siguen en un proceso de formulación de objetivos, puede describirse así:

1. Fijación de Objetivos.

Con base en los objetivos generales establecidos por la alta gerencia, comienza el proceso de fijación de metas de las unidades de la Organización.

Cada sub-gerente o jefe de unidad formula sus objetivos y los informa a sus subordinados. Los subordinados a su turno siguen el mismo procedimiento para traducir las metas de sus superiores en acciones específicas y para formular sus propias metas en las áreas de su responsabilidad. Las metas de cada subordinado representan sólo una parte de las formuladas por la alta gerencia y son menores en alcance, más detalladas y generalmente cubren períodos más cortos. La suma de las metas de los subordinados forman la totalidad  de los objetivos de la organización y exigen una jerarquización según el nivel,  la importancia y la prioridad que se les dé en el plan general.

2. Planteamiento Estratégico.

Una vez determinadas las metas, se requiere definir las estrategias y las tácticas,  precisar los recursos que se necesitan y establecer los métodos y las acciones que cada jefe debe desarrollar para alcanzar los objetivos. Así se establece el nexo entre meta y acción.

3. Autocontrol.

Implícita en el proceso está la noción de autocontrol, donde el individuo y no el superior, será el responsable de controlar su propio desempeño en las actividades requeridas para implementar el plan de acción. El autocontrol requiere una participación bastante significativa en la determinación de las metas y en el proceso de planteamiento, lo cual se manifiesta en un mejor entendimiento y en un interés más alto para la consecución de los objetivos. El subordinado  debe recibir retroalimentación y la información necesaria para garantizar su proceso y tomar acciones correctivas por iniciativa propia.

4. Revisiones Periódicas.

Las revisiones sistemáticas  destinadas a asegurar el progreso y los resultados en términos de los objetivos establecidos son fundamentales para el éxito del proceso. Por esta vía, las áreas críticas son identificadas y los obstáculos removidos. Las revisiones periódicas o sesiones de concejo, deben ser conducidas tan frecuentemente como sea posible durante el período en el cual la meta debe ser alcanzada. Las revisiones pueden ser realizadas por una persona en particular o por grupos comisionados para tal fin. Es función de la alta gerencia y de cada jefe convocar a estas reuniones para analizar la marcha del trabajo.

¿Cómo reconoce el proceso de gestión por objetivo para desarrollar el conocimiento en el área de gestión?

En las organizaciones, el área de gestión tiene como objetivo coordinar todas las demás áreas de la empresa para generar la información adecuada y pertinente para la mejor toma de decisiones. Por lo otro lado la gestión por objetivos permite a la gerencia determinar qué objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como guía para sus acciones. Allí radica el reconocimiento de la gestión por objetivos en el área de gestión debido que todos los miembros de la organización deben participar en el proceso de la planificación estratégica para complementar y mejorar el análisis y las decisiones finales. De igual manera se establecen objetivos específicos para cada miembro de la empresa. Toma de decisiones participada por todos los miembros y por último se evalúa sistemáticamente el desempeño a través de la gestión del personal.